¿SABÍAS QUE?

¿Puede imaginar que en la base de datos de su campaña, todos los registros siempre se encontrarán disponibles en el número telefónico que le proporcionaron? De ser así, sus metas a alcanzar como empresa y como agente serían mucho más fáciles de lograr, pues si se contacta al mayor número de personas, incrementan las posibilidades de realizar más pagos y/o ventas, según sea el caso en una organización. En caso de que usted practicará como agente, contactar efectivamente al mayor número de personas sería de gran utilidad para alcanzar sus metas.

Sin embargo la realidad es otra, las personas que laboran en un Centro de Contacto deben enfrentarse día con día a diversas circunstancias, a causa de los distintos tipos de llamadas a las que se enfrentan durante su jornada laboral como: 

1. OCUPADO: El número a marcar se encuentra ocupado todo el tiempo. 
2. CONTESTADORA: Suena infinidad de veces, se espera mucho tiempo en línea para que al final suene el contestador, al cual sólo queda dejarle un mensaje que en la mayoría de las veces es ignorado por la persona a localizar o simplemente no se pasa el recado.
3. FUERA DE SERVICIO: Pueden pasar días sin que un cliente pague su recibo telefónico e imposibilite la comunicación.
4. NÚMERO INCOMPLETO: Sucede cuando los dígitos del número a marcar se encuentran incompletos, por tanto contactarlo resulta imposible. 
5. NÚMERO EQUIVOCADO: Son todos aquellos números en los cuales la persona a contactar no es conocida por quienes atienden el teléfono registrado.
6. NO DISPONIBLE: Ocurre cuando la persona no atiende a la llamada por encontrarse realizando otras actividades más importantes, cuando no está  disponible en los horarios en los que se marca o cuando la residencia a la que se marca no conocen a la persona.

Se estima que durante una campaña en un Centro de Contacto, en promedio se contacta un 60% de los registros, 20% se considera como llamadas efectivas y 20% son registros ilocalizables, los cuales se consideran como “contactos perdidos”. Dichas cifras son alarmantes, además de ser una pesadilla para quienes realizan las llamadas y una barrera que obstaculiza lograr los objetivos de negocio en una empresa, es por eso la importancia de buscar la manera de contactarlos a como dé lugar.

En ocasiones existen registros que desean ser contactados, sin embargo su cambio de vida o costumbres les impiden ser localizados dentro de los horarios que proporcionan de inicio, es por eso que reasignar o reprogramar los horarios, días o números de localización puede convertirlo en un registro localizable, las variables recomendables a cambiar son:

• Días de marcación: reprograme según los días en que un cliente pueda ser contactado (por día en específico, fin de semana o entre semana)
• Horarios: reprograme según el horario en que pueda localizar al cliente (mañana, tarde, noche o por husos horarios)
• Contactos alternativos: reasigne números opcionales a marcar (celular, oficina, conocidos, entre otros.)
• Revuelva la base de datos: con la finalidad de contactar al mayor número de registros diferentes posibles. 

CenterWare XION® es una poderosa herramienta que garantiza por lo menos el 95% de contactación efectiva de una base de datos, facilita la marcación entre llamadas y automatiza la búsqueda de números incompletos o inexistentes con base a su inigualable función de algoritmos de marcación, diseñada para detectar números inexistentes y así eliminar tiempos improductivos de acuerdo a los planes de marcación para cada país. Además contiene módulos de excelencia que permiten asignar y/o programar horarios, días y números de marcación para satisfacer las exigencias de sus reglas de negocio.